РОЗДІЛ 10. МЕНЕДЖМЕНТ ДІЛОВОДСТВА 
10.1. Роль діловодства в менеджменті
10.2. Інформація, документи діловодства в менеджменті
10.3. Організація діловодства у фірмі

Навчальна мета
Прочитавши цей розділ, ви:
– з’ясуєте, що таке діловодство, документ у діловодстві;
– зрозумієте, які основні функції документів у діловодстві;
– дізнаєтесь, як будується організація роботи з документами;
– зрозумієте, які існують шляхи покращання діловодства.
Основні терміни й поняття: діловодство, документ, організація діловодства.
10.1. Роль діловодства в менеджменті
Діловодство – це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.
Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо.

Рис. 36. Основні функції документів діловодства

10.2. Інформація, документи діловодства в менеджменті
Документ – це інформація, яка використовується в управлінні та обов’язково фіксується матеріальними носіями.
Основними видами фіксаційної основи є: паперова, фотоплівка, магнітна стрічка, диск тощо.
Класифікують документи за напрямами діяльності, походженням, призначенням, місцем складання, ступенем оригінальності, термінами зберігання, розголошенням тощо.
Основними групами документів є: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні.

Рис. 37. Основні групи документів діловодства

10.3. Організація діловодства у фірмі
Організація роботи з документами – це створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві.
У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.
Основними шляхами покращання діловодства в будь-якій організації є застосування режиму «фільтрації» документів, передавання права підпису другорядного значення документів, підвищення швидкості обробки документів, покращання умов праці працівників апарату управління.

Рис. 38. Основні шляхи покращання організації діловодства

Тести до розділу 10
1. Діловодство – це:
а) діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації з ними;
б) інформація, яка використовується в управлінні і обов’язково фіксується матеріальними носіями;
в) правильної відповіді немає.
2. Документ – це:
а) діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації з ними;
б) інформація, яка використовується в управлінні і обов’язково фіксується матеріальними носіями;
в) правильної відповіді немає.
3. Організація роботи з документами – це:
а) діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації з ними;
б) інформація, яка використовується в управлінні і обов’язково фіксується матеріальними носіями;
в) створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві;
г) правильної відповіді немає.
4. Основним шляхом покращання діловодства в будь-якій організації є:
а) діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації з ними;
б) інформація, яка використовується в управлінні і обов’язково фіксується матеріальними носіями;
в) створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві;
г) правильної відповіді немає.

Ситуації до розділу 10
Ситуації 1. Діловодство – це діяльність управлінських працівників щодо створення документів. Яких документів?
Ситуації 2. Документ – це інформація, яка використовується в управлінні та обов’язково фіксується матеріальними носіями. Які основні фіксаційні основи можуть бути для документів?
Ситуації 3. Організація роботи з документами – це створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві. Як це відбувається в організації?

Кросворд до розділу 10 

По горизонталі: 1. Діяльність управлінських працівників щодо створення документів. 3. Одна із функцій документів. 5. Одна із функцій документів? 6. Одна із функцій документів. 9. Функція документів, яка використовується при арбітражних розглядах. 10. Один із шляхів покращання діловодства. 11. Одна із умов організації роботи з документами. 12. Що формується в організації при роботі з документами.
По вертикалі. 1. Як називається інформація, що використовується в управлінні. 2. Одна із функцій документів. 4. Строк зберігання документів. 7. Назва однієї з груп документів. 8. Назва виду фіксаційної основи документів.

Питання до розділу 10 
1. Охарактеризуйте сутність діловодства.
2. Дайте характеристику документа як інформації, що використовується в управлінні.
3. Як відбувається організація діловодства в організації?
4. Охарактеризуйте основні шляхи покращання діловодства.
Література до розділу 10 
1. Завадський Й.С. Менеджмент: «Management». – 2-е. вид. – К.: Українсько-фінський інститут менеджменту і бізнесу, 1998. – 542 с.
2. Осипова Г.Ф. Работа руководителя с документами. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: Экономика, 1983. – 48 с.