ГЛАВА 6. ЗАТРАТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.2. Контроль и анализ затрат

Эффективный контроль возможен только при сравнении общих фактических затрат с нормативными за определенный период по каждому центру ответственности. Однако установить, на каком этапе производства были допущены отклонения затруднительно. Поэтому, более точным будет учет затрат и анализ отклонений по каждой операции.

Можно поспорить о том, есть ли смысл сравнивать фактические затраты с нормативными. Однако, если человек заранее знает, что результат его работы будет сравниваться с нормативными показателями, он будет работать лучше, чем когда он уверен, что его работа не будет оцениваться вовсе. Даже если менеджер не может повлиять на результаты работы после окончания операции, он по крайней мере сообразит, как поправить положение и добиться лучших результатов в будущем.

В производственной практике наличие отклонений неизбежно, поэтому возникает необходимость выявить и соответствующим образом учесть не только сами отклонения и их влияние на себестоимость продукции, работ или услуг, но и причины их появления.

Напомним основные слагаемые принципа управления по отклонениям:
· предварительное составление нормативных калькуляций на основе технически обоснованных действующих нормативов по основным статьям затрат производства;
· учет действующих нормативов и определение их влияния на уровень себестоимости продукции или выполняемых работ;
· учет фактических затрат на производство с делением их на затраты по нормативам и с отклонениями от нормативов;
· учет отклонений фактических расходов от нормативных по местам их возникновения, причинам и виновникам.

Нормативный учет затрат дает возможность детально проанализировать отклонения (рис. 6.5). К примеру, отклонения для каждого центра ответственности можно выявить по элементам затрат (материалы, рабочая сила, накладные расходы), а затем каждый элемент проанализировать с позиции нормативного расходования ресурсов и нормативных цен на них. 

Бухгалтер помогает менеджерам, указывая на возникающие отклонения, а менеджер может принять необходимые меры для выявления их причин. Например, бухгалтер указывает на отклонение от норматива материальных затрат обусловленное избыточным потреблением материала при выполнении определенной операции, а менеджер подразделения должен исследовать весь процесс и выявить причины, вызвавшие этот перерасход. Результатом такого исследования будут корректирующие мероприятия. Если обнаружится, что причиной отклонения является постоянное  изменение внешней среды, то норматив следует пересмотреть.

Изменения норм оформляются извещением, форма которого определяется видом затрат (табл. 6.3 – 6.5).

Существенной частью процесса контроля затрат в предприятия является принятие решения по результатам анализа. Приведем примерный перечень причин и виновников отклонений.

Причины отклонений:
1. Изменение технологии.
2. Изменение нормативов.
3. Переделка некачественно выполненных работ.
4. Брак (неисправимый).
5. Отсутствие материалов, топлива, ГСМ.
6. Отсутствие электроэнергии.
7. Отсутствие автотранспорта.
8. Поломки оборудования и механизмов.
9. Аварийные и внеплановые ремонты механизмов и оборудования.
10. Отсутствие фронта работ.
11. Простои по атмосферным условиям (внутрисменные и цело-сменные).
12. Замена материалов на более дорогостоящие.
13. Перерасход материалов (количественный).
14. Исправления конструкций, полученных от поставщиков.
15. Перерасход количества машино - смен механизмов.
16. Излишние (против норм) автомобильные перевозки.
17. Нарушения трудовой дисциплины.
18. Метеорологические условия и т.д.

Виновниками отклонений от норм могут быть: 
1.  Производитель работ, мастер, механик, менеджер.
2.  Рабочие бригады (звена). 
3.  Отдел снабжения.
4.  Отдел главного механика.

Отклонения оформляются путем выписки специальных сигнальных документов (табл. 6.6 – 6.8).

 Для анализа причин и выявления в последующем виновников отклонений фактических затрат от нормативных, а также оперативного их контроля на каждое место возникновения затрат открывают учетную карточку (табл. 6.9). Так, на пример в управлении механизации такую карточку заводит механик. В карточку заносят: количество машинистов, обслуживающих машину, их почасовая оплата труда, потребляемые материалы (ГСМ, запчасти и т.п.), на основе которых исчисляется нормативная себестоимость 1 часа работы строительной машины (1 маш.-ч.) по прямым переменным затратам.

Учетные данные по центрам ответственности отражают в отчетах об исполнении сметы, составляемых через короткие промежутки времени. Из этих отчетов руководители центров ответственности получают информацию об отклонениях от сметы, детализированную информацию о затратах производства по местам возникновения, центрам ответственности и предприятию в целом. Пример такого отчета приведен в табл. 6.10.

На более высоких уровнях управления отчет менее детализирован. Как видно из табл. 6.11, информация директора по производству о контроле деятельности содержит данные анализа значительных отклонений от сметы затрат для каждого начальника участка, т.е. центра ответственности (функциональной зоны) и объяснения соответствующих руководителей. Учет по центрам ответственности основан на том принципе, что лучше относить на центр те затраты, на которые в силах воздействовать руководитель этого центра. Часто ответственность за определенную статью расходов может быть разделена. Например, ответственность за количество используемого сырья несет начальник производственного цеха, но служащий отдела снабжения отвечает за цену этого сырья. Иногда бывает трудно точно определить ответственное лицо. Чрезмерные потери могут возникать из-за небрежной транспортировки и разгрузки материалов транспортным участком или из-за закупки материалов низкого качества служащим отдела снабжения.

Тем не менее все различия между фактическими и сметными затратами обязательно должны быть отражены в отчете, чтобы можно было выявить причины отклонений, установить ответственность и принять корректирующие меры.

 Рассмотрим порядок расчетов отклонений от сметы на конкретном примере.

 Строительная организация «ЛОАС» производит тротуарную плитку. Технологический процесс состоит из одной операции, а нормативные затраты для этой операции отражены в карточке по учету нормативов затрат (табл. 6.12).

 «ЛОАС» планирует произвести в апреле 12000 м² плитки. Смета, выглядит следующим образом (табл. 6.13).

Согласно годовой смете постоянные накладные расходы составляют 10500 р. и предполагается, что они возникают равномерно в течение года.

На основании фактических данных о затратах на производство продукции (тротуарной плитки) составляются отчеты (табл. 6.14).

Для контроля за эффективностью использования строительной техники начальник участка ежемесячно составляет отчет, в котором показывает объем выполненных работ, выручку от реализации, фактические прямые переменные затраты и их отклонение от нормативных (табл. 6.15). На основании отчетов начальников участков и данных бухгалтерского учета составляется отчет о результатах деятельности по каждому виду работ и в целом по управлению механизации (табл. 6.16).

Итоги работы подводятся ежемесячно: дается характеристика работы отдельных участков (центров ответственности); при этом анализируются отклонения фактических затрат от нормативных, выявляются причины этих отклонений и допустившие их лица. По результатам работы разрабатываются мероприятия, направленные на соблюдение установленных сметой затрат и на их снижение.

Такая система управления затратами позволяет оперативно выявить все излишние расходы управления механизации, вовремя принять меры по их устранению и тем самым снизить затраты на производство, что является первостепенной задачей каждой строительной фирмы в современных условиях.